ردیف
|
عنوان درخواست
|
چالش |
راهکار |
گزارش اقدامات |
1 |
گیرندگان داخلی |
- عدم ایجاد نامه توسط کاربران (تایپیست)
- خطاهای تایپی موجود در نامه
- رعایت سلسله مراتب اداری و سازمانی
|
از طریق سربرگ هوشمند انجام می شود. |
لینک یک
لینک دو
3. تهیه نامه برای واحدهای دانشگاه و ارائه آمار تعداد تایپ های انجام شده توسط تایپیست طی نامه اداری 99/26/5520 مورخ 99/2/28
گزارش آمار درخواستی
|
2 |
گیرندگان خارجی (وزارت خانه، ادارات )
|
1- تشخیص خودکار گیرندگان داخلی و خارجی
2-نامه های گیرندگان خارجی وزارت خانه از طریق اتوماسیون به صورت خودکار نمی تواند فرستاده شود.
3-ارسال نامه ها از طریق شبکه دولت و ECE به صورت خودکار و در صورت عدم ارسال و قطعی شبکه گیرنده راهکار چیست؟
|
1-در یک فرم اطلاعات گیرندگان و نحوه ارسال مشخص شود و به طور خودکار سیستم نامه را از طریق اتوماسیون یا شبکه دولت یا ECE ارسال نماید.
2-ارجاع اتوماتیک نامه های گیرندگان خارجی وزارت خانه به فردی که نامه ها را از طریق شبکه وزارت خانه ارسال می نماید.
3-یک فیلد در نامه گذاشته شود که چک کند و اگر نامه از طریق ایمیل ارسال نشده بود به کاربر دبیرخانه ارجاع داده شود.
|
1. نامه به وزارت در خصوص برقراری ارتباط با اتوماسیون وزارت به شماره نامه 98/26/28112 تاریخ 98/10/24
2. تهیه و ارسال نامه دوم برای مدیریت پشتیبانی و امور رفاهی وزارت خانه و درخواست برقراری ارتباط به شماره نامه 99/26/5519 مورخه 99/2/29
مشاهده گردش مدرک
vezarat.jpg
|
3 |
شماره گذاری نامه ها |
1-شماره گذاری نامه ها به چه صورت باشد؟
2- در صورت ثبت نشدن شماره راهکار چیست؟
3-بحث شماره آزاد
|
1-شماره گذاری نامه ها با استفاده از کد دبیرخانه و کد فرد امضا کننده است که به صورت پارامتر به سرویس ثبت صادره فرستاده می شود. جهت تشخیص اینکه امضا فرد امضا اصلی است یا از طرف، باید فرمی ایجاد شود و به هر کدام از امضا ها یک کد داده شود.
2-باید فیلدی در فرم گذاشته شود که شماره ی نامه را بعد از اجرای سرویس بررسی نماید و اگر شماره ی نامه ثبت نشده بود به کاربر خطا دهد یا نامه به صورت اتومات جهت ثبت صادره به دبیرخانه ارجاع داده شود.
|
|
4 |
ارتباط با شرکت ها |
|
هر شرکت موظف است یک ایمیل جهت ارتباط با دانشگاه داشته باشد.
|
- در قرارداد شرکت ها بندی جهت اعلام ایمیل رسمی اورده شود و ذکر شود که مکاتبات با شرکت از طریق ایمیل انجام خواهد شد.
- برگزاری جلسه آموزش ایمیل برای کارپردازان کل دانشگاه در تاریخ 1398/09/05
|
5 |
-نامه های درخواستی افراد
(ارباب رجوع دانشگاه)
|
|
1-استفاده از ماژولfus
2-به پیش خوان دولت یک یوزر داده شود تا نامه ها را پیگیری کند.
3-از طریق ایمیل
4-از طریق پست
5-به صورت دستی
|
|
6 |
قراردادها
|
شماره گذاری قرار داد ها باید به صورت استاندارد و مطابق نامه های اتوماسیون باشد. |
تهیه ی نرم افزار ثبت قرارداد ها |
مدیریت پشتیبانی و امور رفاهی بایستی اقدام به بیان نیازها و خواسته ها جهت تهیه نرم افزار جامع ثبت قراردادهای دانشگاه نماید. |
7 |
صورت جلسات
|
|
استفاده از صورت جلسات الکترونیک یا فرمی طراحی شود که کاربر پر کند و ارجاع داده شود و امضا شود |
فرم و فرایند آن در حال طراحی می باشد. |
8 |
معرفی نامه ها(بانک ها، پزشک قانونی،پلیس+10)
|
نیاز به مهر دارد |
بعد از ثبت و شماره گذاری نامه،کاربر نامه را پرینت گرفته و در صورت نیاز به مهر به دبیرخانه مراجعه نماید. |
|
9 |
نامه هایی که دارای عطف،پیرو،پیوست و یا در ارتباط هستند. |
چک کردن پر بودن عطف،پیرو،پیوست و یا در ارتباط |
|
|
10 |
کانورت کردن نامه ها به سربرگ هوشمند |
|
توسط شرکت انجام می شود. |
|
11 |
فرم های منتهی به دبیرخانه |
عدم اعلام درست و دقیق فرایندها و نیازها
1.برگزاری جلسه با مدیریت های پشتیبانی، منابع انسانی و مالی دانشگاه جهت جمع بندی فرایند ماموریت اداری در تاریخ 99/2/30 برگزار گردید
لینک صورتجلسه
2. ارسال صورتجلسه و مصوبات طی نامه اداری به شماره 99/26/5590 مورخه 99/2/30
|
طراحی فرم و فرایند به صورت الکترونیکی
(مرکز طراحی فرم و فرایند الکترونیک دانشگاه آماده طراحی هرگونه فرم و فرایندی می باشد)
|
طراحی فرایندها:
1.درخواست اینترنت
2.درخواست ارتقا رتبه و طبقه
3.فرم خريد كالا (نسخه 2)
4.فرم درخواست كالا از انبار
5.فرم درخواست ژتون غذا
6.گواهي انجام كار
7.فرم صورتجلسات
8.فرم پويش مواسات و همدلي
9.سربرگ هوشمند
10.فرآیند ماموریت
11.ماموريت خارج از استان كاركنان بيمارستاني
12.ماموريت خارج از استان معاونت ها/مراكز/شبكه ها/دانشكده ها
13.ماموريت خارج استان حوزه رياست/معاونت توسعه
14.ماموريت داخل استان كليه كاركنان)
|
12 |
بایگانی |
|
|
|
13 |
استقرار هوشمند |
|
|
|